Les archivistes et documentalistes qui s'aventurent hors de nos chères frontières hexagonales s'aperçoivent que le Records Management (RM) est souvent la norme à l'étranger. Cependant, en France, cette notion est encore floue, car chacun lui attribue sa propre signification : archivage, GED, classement des documents, conservation des documents, gestion de documents, etc. Du coup, le « RM » devient une incantation magique qui justifie tout et son contraire. Mais en quoi consiste exactement le Records Management ? Comment le mettre en place correctement ? Et enfin que font les Records Managers ?
1. Le RM : une approche globale
Qu’évoque pour vous le RM ? L’archivage ? La GED ? Un mot branché passe-partout ? Ou un exemple précis d’application ?
Pour présenter exactement le Records Management, il faut d’abord en donner une définition, puis décrire de façon concrète les domaines qu’il recouvre, et enfin montrer ce qu’il ne saurait signifier.
Avant tout, le Records Management, ainsi que son nom l’indique, est la gestion (management) des records, c’est-à-dire de l’ensemble des documents et des archives impliquées dans la conservation des informations de l’entreprise – et ce, quel que soit le support de ces informations : papier, microfilms, cassettes audio, photos, voire disquettes ou CD.
Quels domaines recouvre-t-il ?
Examinons le cycle de vie, ou continuum, d’un document. Il suit typiquement trois étapes importantes :
· Une première étape de création et d’utilisation (le document est au bureau, ou en ligne, pendant une durée variant de quelques heures à plusieurs mois). On parle alors de document actif.
· Une deuxième étape de conservation (hors du bureau, dans un centre d’archives, pour une période allant de quelques mois à plusieurs années). Le document répond alors généralement à des impératifs de conservation légaux ou commerciaux, et même parfois à des impératifs de gestion de personnel et d’espaces de bureaux disponibles.
· Une troisième étape de conservation définitive (pour des raisons juridiques et/ou historiques).
· Enfin une étape de tri et de destruction, qui peut intervenir après chacune des trois étapes précédentes.
Alors que le RM est souvent compris comme définissant la deuxième et troisième étape, le RM est en réalité la gestion de l’ensemble de ces quatre étapes. Il a donc deux avantages décisifs : il permet d’une part le contrôle des documents dès leur création ; il permet d’autre part d’en détruire sans crainte.
Le RM recouvre par conséquent des domaines aussi variés que :
· Les quatre étapes majeures : la gestion des documents actifs, la conservation, la conservation définitive et la destruction,
· La mise en place de systèmes de gestion des documents sous forme papier,
· L’utilisation de procédés de numérisation ou de microfilmage,
· Et enfin la gestion de bordereaux et autres formulaires de création de documents.
2. La délicate mise en place du RM
Parce que le RM acquiert une importance croissante, les entreprises peuvent de moins en moins se permettre de se tromper dans sa mise en place. Mais celle-ci se révèle délicate, et surgissent souvent différents point épineux dont en voici quatre parmi les plus courants.
Tout d’abord, il ne faut pas oublier qu’il y a deux types de documents à gérer : personne n’oublie bien sûr les documents physiques (dossiers, boîtes, etc.). Mais votre entreprise gère-t-elle efficacement les documents électroniques ? Et, dans ce cas, le fait-elle aussi bien avec leur forme « physique » (par exemple disques ou disquettes) qu’avec leur forme « électronique » (par exemple mails ou documents Word) ? Pourra-t-on retrouver dans deux ans les mails reçus aujourd’hui ?
Le deuxième point délicat est la participation des collègues dans les services. S’il ne s’agissait que de conservation de boîtes, le Records Manager pourrait rester dans sa salle sans jamais communiquer avec ses collègues… et nombre de ses prédécesseurs ont certainement vécu sans problème en quasi autarcie.
Mais aujourd’hui, à l’ère de la virtualité des documents électroniques, il n’y a pas d’autre choix que de convaincre les utilisateurs à déclarer et à conserver leurs documents, et donc à impliquer toute l’entreprise dans le RM ! On voit que ce changement absolument nécessaire n’est pas le plus simple à organiser…
Le troisième point épineux est la mutation de la simple gestion des documents et archives en RM perçu comme « Information Management » : ainsi que le montrent les deux premiers points, le RM doit désormais être déployé dans toute l’entreprise. Par conséquent, les outils du RM doivent être à la fois simples et robustes… et il faut s’en donner les moyens !
Enfin, le dernier risque est lié à l’implantation d’une nouvelle technologie de RM. Deux facteurs majeurs peuvent la perturber : elle peut être inadaptée aux besoins de l’entreprise, qui a mal évalué ses besoins ; mais elle peut aussi être perçue comme trop compliquée par les utilisateurs. L’entreprise veillera donc à analyser ses procédures de RM et les besoins conséquents avant tout changement de système de RM.
3. Que fait un Record Manager ?
Les nombreux Records Managers présents dans le monde se retrouvent quelquefois au sein d’organisations telles que ARMA (American Records Management Association). Ils en profitent pour échanger astuces, préoccupations et visions de leur avenir professionnel. Voici quelques points abordés lors d’un récent sondage. On y aperçoit ainsi que leurs centres de préoccupation sont très proches de ceux des archivistes et documentalistes français.
A quels principaux problèmes les Records Managers sont-ils confrontés ?
Les réponses reprennent souvent les points déjà évoqués :
· Les nouvelles technologies (on a vu l’importance des documents électroniques),
· L’image du RM (c’est l’objet de la conférence …),
· Le soutien de la direction (on a montré que le RM impliquait l’engagement sincère de l’ensemble de l’entreprise, et l’impulsion ne peut venir que d’en haut),
· L’interfaçage avec les autres systèmes d’information (on a réaffirmé l’importance du système de RM),
· Les problèmes juridiques / éthiques (qui interviennent par exemple aussi bien dans les durées de conservation à attribuer que dans l’importance juridique à accorder à la gestion des mails),
· La formation des professionnels du RM (indispensable dans le cadre des changements technologiques actuels),
· Les tableaux de conservation,
· Et enfin les réductions d’effectifs et l’externalisation (qui constituent sans aucun doute un problème commun à de nombreux secteurs).
On le voit, ces réponses auraient pu être produites en France. Il est néanmoins fort intéressant d’examiner les grandes tendances des nouvelles technologies selon les Records Managers, car ceux-ci soulèvent des problèmes qui risquent fort de survenir en France dans les années qui viennent. Les grandes tendances sont donc :
1. Du papier au zéro papier : serons-nous tous demain des « sans papiers » ? C’est l’espoir utopique fourni par l’informatisation croissante …
2. La valeur probante de l’enregistrement électronique – qui justifie l’importance à attacher aux documents électroniques.
3. Du traitement des données au traitement des documents
4. Une solution à la conservation des documents électroniques – qui s’intégreront à part entière dans le RM.
5. De la gestion du support de l’information à la gestion de l’accessibilité de l’information
6. RM: du support administratif au système d’informations.
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