Règles de conservation des documents
Qu'est-ce qui détermine une bonne ou mauvaise conservation des documents ?
1- Le Papier / les encres :
Il est important que le papier reste stable physiquement et chimiquement pendant une longue période.
Le gros problème est en fait l'acidité du papier 'actuel' (pâte à bois) : cette acidité favorise l'hydrolyse de liaisons chimiques de la cellulose et fragilise donc le papier.
Il est possible d'utiliser du papier permanent (papier fabriqué en milieu neutre ou alcalin).
Les encres modernes sont acides et sont solubles dans l'eau.
La pollution atmosphérique tend à augmenter l'acidité due aux facteurs internes.
Toute cette acidité est une abomination pour la conservation des documents papier.
2- Les Principaux ennemis du papier
•lui-même, c'est-à-dire son acidité (cf ci-dessus) et cette caractéristique peut entrer en ligne de compte dans le choix d'une boîte Archives.
•le feu (cf §4, Sécurité / Prévention)
Un conseil : éviter de disperser ses archives à travers les rayonnages, mais les ranger bien alignées, raisonnablement serrées...
Les archives bien conditionnées ont tendance à produire des 'feux lents' et cela sauve au moins le coeur des documents (c'est assez vrai aussi pour les inondations)
Donc ne pas laisser de trous dans ses rayonnages.
Et aussi : plus les 'barrages' sont nombreux, mieux c'est : donc chemises et sous-chemises en papier neutre - à l'intérieur des boîtes archives.
•l'eau : les documents mouillés sont à peu près assurés d'être couverts de moisissures dans les plus brefs délais (= > perte irrémédiable ou désinfection qui a un coût très important).
Et pour assécher ces documents, une seule technique réellement efficace est la congélation +/- la lyophilisation (coût colossal)
NB : la congélation stoppe toutes les dégradations possibles (dissolution des encres, développement des moisissures...)
Un conseil : si les assureurs exigent des sprinklers (ce qui est possible, de par la conception des bâtiments), accepter, mais prévoir - si possible - une clause de prise en charge des frais d'assèchement et désinfection...
Car le risque avec les sprinklers, c'est qu'ils peuvent être capricieux ...
3- Les boites :
Le conditionnement joue un rôle primordial dans la durée de conservation des documents (certaine inertie thermique et hygrométrique, rôle de barrière mécanique et quelquefois rôle de barrière chimique).
•Les boites en plastique sont la pire des solutions puisqu'elles assurent un milieu confiné à l'intérieur de la boîte (et si humidité, ne serait-ce que humidité ambiante, cela condense et les champignons se développent) : les documents doivent 'respirer'.
Ne pas conserver les pochettes en plastique à l'intérieur des boîtes : avec le temps, le plastique se comporte toujours mal, fond, colle au papier, attaque l'encre.
•Le carton est préféré : il est poreux et permet donc aux documents de 'respirer' (et notamment libérer peu à peu les vapeurs acides d'oxydation).
Par ailleurs, l'utilisation de carton à forte charge alcaline - réserve alcaline - permet la neutralisation des polluants extérieurs et des émanations provenant de documents s'ils sont acides.
Ce qu'il faut savoir : les boîtes 'standard' sont acides... les boîtes neutres, à forte réserve alcaline sont évidemment préférables, mais plus chères (en revanche, des qualités très 'luxueuses' - carton en fibres très pures - ne se justifient pas si le contenu est très acide !)
La plupart des fournisseurs proposent des boîtes sur mesure.
Conseil : éviter les proéminences sur les faces du conditionnement en contact avec les documents voisins (systèmes de fermeture, agrafes...)
Autre conseil : le carton utilisé doit être compact et non du type carton ondulé entre 2 surfaces planes (moins solide et formant cheminée en cas d'incendie, il brûle donc beaucoup plus vite.
Il existe différents grammages (ou différentes épaisseurs) de cartons.
Les systèmes de préhension par trou sont à proscrire, bien entendu, si l'on souhaite des boîtes étanches.
•Attention aux étiquettes, colles... pas toujours adaptées qui peuvent apporter une acidité certaine ce qui serait dommage...
Certains fournisseurs proposent des étiquettes sans acide, il est aussi possible d'utiliser un crayon de couleur gras.
Possible aussi : le polypropylène alvéolaire.
Celui-ci présente de nombreux avantages, voir ci-dessous (monographie sur site Internet).
Un des principaux avantages est qu'il laisse couler l'eau sans dommage.... mais il risque a contrario de se comporter en mini-serre en cas d'exposition au soleil. Et puis, un trop grand hermétisme fait qu'il n'est pas conseillé pour des documents fragilisés.
Quelques autres matériaux synthétiques ont fait la preuve de leur stabilité et de leur innocuité à long terme : polyester (type Mylar, essentiellement pochettes), polyéthylène, polycarbonate (boîtes et boîtiers)
4- Sécurité ou plus exactement Prévention :
•panneaux 'Interdiction de fumer'
•installations électriques simples et bien contrôlées
•systèmes de détection incendie
•extincteurs
- poudre polyvalente, dite ABC (qui n'endommagent pas les archives et permettent d'être loin du feu) pour une première intervention
- extincteurs à eau sans additif (l'additif qui est normalement mis dans l'eau accroît son efficacité, mais pénètre au coeur des documents).
- penser à former tout le personnel susceptible d'intervenir et faire vérifier les extincteurs chaque année.
•Et puis : anticiper au mieux les risques... (mesurer la probabilité d'une part, les conséquences d'autre part...)
Bibliographie :
•'La pratique archivistique' (1993) publié par la Direction des Archives de France (indications générales)
•'Le manuel d'archivistique' (1970), épuisé.
Bibliographie Internet :
http://www.culture.fr/culture/conservation/fr/preventi/guide_dll.htm
http://www.culture.fr/culture/conservation/dswmedia/fr/txt_intr.htm
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr
http://www.multimania.com/archivistique/bulletin_2_securite.html
http://www.crcc.cnrs.fr
http://www.cnrs.fr/Archives/ (programme ARISC du CNRS : conservation des archives issues
des sciences contemporaines)
Il existe de nombreux sites, généralement en langue anglaise, que l'on peut retrouver à partir des sites précédents.
Source : cette page a été très inspirée de la synthèse réalisée sur la liste de diffusion de l'Association des Archivistes de France le 26 octobre 2001
Qu'est-ce qui détermine une bonne ou mauvaise conservation des documents ?
1- Le Papier / les encres :
Il est important que le papier reste stable physiquement et chimiquement pendant une longue période.
Le gros problème est en fait l'acidité du papier 'actuel' (pâte à bois) : cette acidité favorise l'hydrolyse de liaisons chimiques de la cellulose et fragilise donc le papier.
Il est possible d'utiliser du papier permanent (papier fabriqué en milieu neutre ou alcalin).
Les encres modernes sont acides et sont solubles dans l'eau.
La pollution atmosphérique tend à augmenter l'acidité due aux facteurs internes.
Toute cette acidité est une abomination pour la conservation des documents papier.
2- Les Principaux ennemis du papier
•lui-même, c'est-à-dire son acidité (cf ci-dessus) et cette caractéristique peut entrer en ligne de compte dans le choix d'une boîte Archives.
•le feu (cf §4, Sécurité / Prévention)
Un conseil : éviter de disperser ses archives à travers les rayonnages, mais les ranger bien alignées, raisonnablement serrées...
Les archives bien conditionnées ont tendance à produire des 'feux lents' et cela sauve au moins le coeur des documents (c'est assez vrai aussi pour les inondations)
Donc ne pas laisser de trous dans ses rayonnages.
Et aussi : plus les 'barrages' sont nombreux, mieux c'est : donc chemises et sous-chemises en papier neutre - à l'intérieur des boîtes archives.
•l'eau : les documents mouillés sont à peu près assurés d'être couverts de moisissures dans les plus brefs délais (= > perte irrémédiable ou désinfection qui a un coût très important).
Et pour assécher ces documents, une seule technique réellement efficace est la congélation +/- la lyophilisation (coût colossal)
NB : la congélation stoppe toutes les dégradations possibles (dissolution des encres, développement des moisissures...)
Un conseil : si les assureurs exigent des sprinklers (ce qui est possible, de par la conception des bâtiments), accepter, mais prévoir - si possible - une clause de prise en charge des frais d'assèchement et désinfection...
Car le risque avec les sprinklers, c'est qu'ils peuvent être capricieux ...
3- Les boites :
Le conditionnement joue un rôle primordial dans la durée de conservation des documents (certaine inertie thermique et hygrométrique, rôle de barrière mécanique et quelquefois rôle de barrière chimique).
•Les boites en plastique sont la pire des solutions puisqu'elles assurent un milieu confiné à l'intérieur de la boîte (et si humidité, ne serait-ce que humidité ambiante, cela condense et les champignons se développent) : les documents doivent 'respirer'.
Ne pas conserver les pochettes en plastique à l'intérieur des boîtes : avec le temps, le plastique se comporte toujours mal, fond, colle au papier, attaque l'encre.
•Le carton est préféré : il est poreux et permet donc aux documents de 'respirer' (et notamment libérer peu à peu les vapeurs acides d'oxydation).
Par ailleurs, l'utilisation de carton à forte charge alcaline - réserve alcaline - permet la neutralisation des polluants extérieurs et des émanations provenant de documents s'ils sont acides.
Ce qu'il faut savoir : les boîtes 'standard' sont acides... les boîtes neutres, à forte réserve alcaline sont évidemment préférables, mais plus chères (en revanche, des qualités très 'luxueuses' - carton en fibres très pures - ne se justifient pas si le contenu est très acide !)
La plupart des fournisseurs proposent des boîtes sur mesure.
Conseil : éviter les proéminences sur les faces du conditionnement en contact avec les documents voisins (systèmes de fermeture, agrafes...)
Autre conseil : le carton utilisé doit être compact et non du type carton ondulé entre 2 surfaces planes (moins solide et formant cheminée en cas d'incendie, il brûle donc beaucoup plus vite.
Il existe différents grammages (ou différentes épaisseurs) de cartons.
Les systèmes de préhension par trou sont à proscrire, bien entendu, si l'on souhaite des boîtes étanches.
•Attention aux étiquettes, colles... pas toujours adaptées qui peuvent apporter une acidité certaine ce qui serait dommage...
Certains fournisseurs proposent des étiquettes sans acide, il est aussi possible d'utiliser un crayon de couleur gras.
Possible aussi : le polypropylène alvéolaire.
Celui-ci présente de nombreux avantages, voir ci-dessous (monographie sur site Internet).
Un des principaux avantages est qu'il laisse couler l'eau sans dommage.... mais il risque a contrario de se comporter en mini-serre en cas d'exposition au soleil. Et puis, un trop grand hermétisme fait qu'il n'est pas conseillé pour des documents fragilisés.
Quelques autres matériaux synthétiques ont fait la preuve de leur stabilité et de leur innocuité à long terme : polyester (type Mylar, essentiellement pochettes), polyéthylène, polycarbonate (boîtes et boîtiers)
4- Sécurité ou plus exactement Prévention :
•panneaux 'Interdiction de fumer'
•installations électriques simples et bien contrôlées
•systèmes de détection incendie
•extincteurs
- poudre polyvalente, dite ABC (qui n'endommagent pas les archives et permettent d'être loin du feu) pour une première intervention
- extincteurs à eau sans additif (l'additif qui est normalement mis dans l'eau accroît son efficacité, mais pénètre au coeur des documents).
- penser à former tout le personnel susceptible d'intervenir et faire vérifier les extincteurs chaque année.
•Et puis : anticiper au mieux les risques... (mesurer la probabilité d'une part, les conséquences d'autre part...)
Bibliographie :
•'La pratique archivistique' (1993) publié par la Direction des Archives de France (indications générales)
•'Le manuel d'archivistique' (1970), épuisé.
Bibliographie Internet :
http://www.culture.fr/culture/conservation/fr/preventi/guide_dll.htm
http://www.culture.fr/culture/conservation/dswmedia/fr/txt_intr.htm
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr
http://www.multimania.com/archivistique/bulletin_2_securite.html
http://www.crcc.cnrs.fr
http://www.cnrs.fr/Archives/ (programme ARISC du CNRS : conservation des archives issues
des sciences contemporaines)
Il existe de nombreux sites, généralement en langue anglaise, que l'on peut retrouver à partir des sites précédents.
Source : cette page a été très inspirée de la synthèse réalisée sur la liste de diffusion de l'Association des Archivistes de France le 26 octobre 2001
Commentaires