Objectifs
Description du module:
Ce module offre un premier regard sur l’univers des archives. Il définit d’abord, de façon sommaire, les archives, leur création, leurs utilisateurs et leurs artisans pour que nous puissions mieux connaître et comprendre les "comment?" qui font l’objet de l’ensemble de la formation.
Il est bâti ensuite autour de trois questions afin de mieux délimiter l’univers des archives tout en projetant un regard d’ensemble sur lui.
1. Il s'agit de s'interroger sur les contextes très variés qui amènent les sociétés à créer des archives et sur les finalités d'utilisation de celles-ci, ce qui nous conduit à répondre à la première question : pour quoi ?
2. De l'analyse des raisons et des besoins qui amènent au processus de création d'archives, découlent inévitablement des profils d'utilisateurs très divers, ce qui revient à répondre à la seconde question : pour qui ?
3. Est liée inévitablement à ces deux premières questions une troisième qui revient à présenter les acteurs des archives, tant les producteurs que les professionnels chargés de leurs traitement; ainsi il peut être répondu à la troisième question : par qui ?
Le but du module est de:
• donner une première approche de la notion d'archives
• replacer dans les environnements de leur création
L'apprenant devrait être en mesure de:
• acquérir des notions simples
• se préparer à les approfondir
Positionnement:
module introduisant à celui des notions fondamentales et préalable à la consultation de tous les autres
Conseils d'apprentissage:
lire attentivement et méthodiquement sans négliger certains écrans avant d'aborder le deuxième module
1. Présentation (page suivante)AccueilImprimer
Introduction
Au-delà de la création et de la reconnaissance des particularités des documents d’archives, on peut se demander à quoi sert l’activité archivistique.
A quoi sert l'activité archivistique ?
Un médecin ne se contente pas de soigner des patients: par son action concertée et l'amélioration des services prodigués, il contribue à soutenir un système de santé dans lequel les membres d'une société peuvent avoir l'assurance de trouver une solution à leurs problèmes médicaux.
L’avocat et le juge, au-delà de leurs actions individuelles, contribuent au soutien d’un système de justice en constante amélioration.
L’architecte, l’ingénieur, l’artiste ... travaillent de la même façon, à la fois aux niveaux individuel et collectif.
L'archiviste, pour sa part, n'est pas uniquement un conservateur d'archives: au-delà des services offerts à son institution, à ses employés et à tous ceux qui ont besoin des archives à des fins administratives ou de recherche, son action rejoint des besoins fondamentaux de la société.
C'est pourquoi il est important de réfléchir à cette dimension en posant la question :
Les archives … Pour quoi ?
Introduction
2.1. Les personnes physiques
2.2. Les entreprises2.3. Les administrations publiques
2.4. Les archives, un outil essentiel à la démocratie
Les archives sont créées par des individus, des entreprises et des administrations à des fins de mémoire. On conserve les documents produits pour pouvoir se souvenir et garder une trace.
Comme le disait François Mitterrand, Président de la République française:
Les archives de tous les pays, en gardant la trace des actes d'hier et leurs cheminements éclairent mais aussi commandent le présent. Ceux qui exercent une responsabilité savent bien qu'on ne définit pas des orientations dans l'ignorance du passé.
Bien gérées, les archives jouent un rôle à plusieurs niveaux, comme :
mémoire immédiate qui permet de vérifier des faits uniques, de les analyser et de les comparer pour assurer une gestion efficace ;
mémoire cumulative qui permet le transfert d'expertise administrative d'un responsable à un autre dans les administrations ; elle assure au nouveau détenteur une connaissance des actions, des motivations et des résultats atteints par ses prédécesseurs ;
outil qui permet, à plus long terme et à moindres coûts, d'avoir accès à des informations authentiques et à des preuves des réalisations de son organisme, des décisions de ses administrateurs et des droits et devoirs des intervenants à tous les niveaux.
C'est pourquoi, qu'elles soient publiques ou privées, qu'elles soient courantes ou définitives, les archives doivent faire l'objet d'un traitement efficace et approprié.
2.1. Les personnes physiques
Tout au long de sa vie, un individu va progressivement développer des activités :
faire des études,
avoir un suivi médical,
exercer une activité professionnelle,
participer à la vie sociale,
contribuer à l'effort fiscal,
acquérir des biens, etc.
De ces activités vont naître des documents qu'il peut produire ou recevoir d'organismes divers:
certains n'auront qu'un intérêt éphémère,
d'autres devront être conservés au moins quelques années,
d'autres, enfin, toute la vie.
Face à certaines situations, l'individu devra rechercher telle ou telle pièce qu'on lui réclamera pour faire preuve.
Exemple
Parmi les cas les plus fréquents, on peut citer:
les vérifications de garantie du fabricant,
les reconstitutions de carrière lors de demande de promotion ou pour vérifier les droits à la retraite,
ou encore les litiges sur les biens ou les propriétés.
S'il n'a pas conservé certains documents ou les a perdus, le risque est grand pour lui de se trouver en difficulté et de ne plus pouvoir se justifier.
2.2. Les entreprises
Une entreprise est à la fois redevable à ses clients, à ses propriétaires et aux autorités gouvernementales. Elle doit réaliser les objectifs pour lesquels elle a été créée dans le respect des règlementations et des lois de son milieu professionnel et juridique.
C'est pourquoi elle doit non seulement accomplir des actions, mais aussi être en mesure de prouver qu'elle les a menées dans les conditions prescrites.
Dans une entreprise, entrent également en compte de multiples impératifs économiques et financiers qui doivent être documentés adéquatement pour permettre à de multiples acteurs de disposer de l'information nécessaire à leurs actions, d'où la nécessité de conserver les documents qui attestent des actions, mais aussi les rapports qui les expliquent et les mettent en contexte.
La gestion des archives doit donc être prise en compte selon une démarche claire pour que l'information essentielle soit créée et disponible et pour assurer qu'elle soit accessible de façon efficace :
d'un côté, on cherche à optimiser les flux, à réduire les doublons ou l'information redondante (peut-être avec une arrière-pensée de réduction des effectifs humains), à améliorer aussi la qualité de la traçabilité de l'information;
d'un autre côté, l'intérêt porté aux archives ainsi qu'à leur gestion va favoriser la gestion interne en termes de performance et donc d'efficacité (ou de profit).
2.3. Les administrations publiques
Puisque l'on attend de nos administrations publiques qu'elles soient bien administrées, il est indispensable d'assurer la bonne conservation des archives.
Leur gestion se fonde sur des principes identiques à ceux qui président à la bonne gestion des personnels, des budgets et des matériels.
Comme l'exprimait le président Mitterrand devant les participants au Congrès international des archives à Paris en 1988 :
Il faut penser à la mémoire de l'avenir dès le moment de l'action. Aussi se doter d'un service d'archives efficace entre dans les préoccupations d'un Chef d'État, d'un Gouvernement aussi bien que d'une entreprise ou de toute collectivité agissant dans la société.
Pour l'État, les objectifs sont encore plus larges puisque le maintien d'une relation stable et saine avec ses citoyens repose avant tout sur l'accès à l'information sur les règles qui régissent l'organisation de la représentation de l'État, de l'administration publique et des services que l'État offre à ses citoyens.
Ainsi, toute administration publique doit conserver ses archives pour :
la bonne gouvernance de l'État, par ses hommes politiques et ses fonctionnaires ;
l'attestation des droits et obligations de l'État, de ses fonctionnaires et de ses citoyens ;
le maintien de la mémoire de l'État et de ses citoyens.
Exemple
Regardons fonctionner la justice ou bien l'administration hospitalière; nous nous rendons compte alors combien ces principes, valables pour tout le secteur public, ont des applications concrètes.
Dans les cours de justice, comme dans les hôpitaux, la gestion de l'information, jointe à celle des dossiers du justiciable ou du patient, occupe une place centrale.
Des normes d'information doivent être appliquées strictement pour assurer que tous ceux qui doivent connaître les dossiers soient correctement informés.
Exemple
Prenons les poursuites engagées contre les fabricants de tabac.
Surtout pour les Américains, ces poursuites requièrent qu'ils ouvrent leurs archives pour démontrer leur connaissance des effets nocifs de leurs produits par diverses études menées depuis plusieurs décennies.
On y découvre aussi leurs recherches pour ajouter à leurs produits des substances susceptibles de favoriser l'accoutumance de leurs clients.
2.4. Les archives, un outil essentiel à la démocratie
Tout État démocratique doit favoriser l'exercice du droit de ses citoyens de contrôler l'action de ses mandataires (élus ou fonctionnaires).
Les principes d'exercice démocratique exigent donc que toute administration publique assure l'information du citoyen dans la transparence administrative. Ceci est généralement affirmé dans les constitutions des États de régime démocratique.
2.4.1. Un rôle d'information pour les citoyens
Les archives jouent ainsi un rôle d'information indispensable au maintien de la transparence administrative de l'État.
Elles constituent un instrument essentiel à la connaissance des décisions gouvernementales, des actions des administrations et des activités des tribunaux qui sont les fondements de la démocratie.
En tant que mémoire de l'administration, on peut dire que les archives appartiennent aux administrés car elles mettent à leur disposition, dans les limites imposées par les lois d'accès aux archives, des documents et des renseignements authentiques, significatifs et accessibles non seulement pour attester de leurs droits, mais aussi pour leur fournir les ressources leur permettant d'exercer un contrôle démocratique indispensable à l'exercice d'imputabilité.
2.4.2. L'obligation de transparence pour rendre compte de sa gestion
L’exercice de la démocratie présuppose que le citoyen soit suffisamment informé pour juger ses dirigeants et prendre les décisions sur toutes les questions qui touchent l’administration de l’État et de toutes les juridictions qui lui demandent de se prononcer régulièrement.
La notion de bonne gouvernance, apparue au niveau mondial dès les années 1990, repose sur des principes similaires; elle implique que les gouvernements soutiennent une culture de transparence administrative et requiert :
que l'État et toutes ses juridictions mettent en œuvre tous les moyens pour informer le citoyen ;
que l'Etat et toutes ses juridictions mettent à la disposition du citoyen tous les documents nécessaires à la vérification des actes de ses dirigeants.
Ces exigences supposent donc qu'un État et des juridictions démocratiques en bonne gouvernance sachent rendre des comptes, et pour ce faire, s'appuient sur des archives bien gérées, représentatives de ses actions, accessibles et bien conservées.
Les États doivent ainsi donner l'exemple et bien remplir leurs obligations en conservant précieusement et efficacement la trace de leurs activités.
Ainsi, grâce aux archives, ils assurent:
leur pérennité juridique,
leurs obligations
internationales,
financières,
administratives,
techniques,
leur relation avec leurs citoyens.
2.4.3. Une culture de transparence à tous les niveaux
L'individu et ses organisations dans la société moderne dépendent aussi de l'existence d'archives à tous les niveaux, politiques, associatifs et économiques, afin d'obtenir de l'information fiable:
non seulement sur les acteurs de la scène politique,
mais aussi sur les acteurs économiques, sociaux et culturels.
Par conséquent la constitution de mémoires archivistiques, authentiques et complètes, donc fiables, ne se limite pas aux seules activités gouvernementales mais doit refléter toutes les facettes de l'activité humaine dans la société.
Attention
Les documents d'aujourd'hui sont créés de plus en plus facilement sur papier (photocopies), mais aussi désormais sur beaucoup d'autres supports photographiques, audiovisuels, électroniques qui doivent tous être pris en compte dans l'organisation et la conservation de mémoires archivistiques.
Exemple
Prenons un service qui construit des routes, des ouvrages d'art ou des bâtiments.
Une opération de construction génère de volumineux dossiers contenant des études préalables, des projets, des rapports, des devis, des croquis, des relevés et plans, etc.
Un bâtiment est endommagé, une route s'est effondrée à la suite d'un glissement de terrrain, un pont s'est partiellement écroulé après de fortes intempéries. On envoie sur le terrain des ingénieurs ou des techniciens qui font les premières observations et prennent des mesures préventives.
Si l'on a rapidement retrouvé les dossiers relatifs à la dite construction, combien d'informations complémentaires pourront être obtenues!
Ainsi l'on gagnera du temps, de l'énergie et de l'argent.
On pourra parallèlement prendre très vite les décisions nécessaires pour parer au sinistre et prévoir les travaux à réaliser, voire estimer les responsabilités.
Description du module:
Ce module offre un premier regard sur l’univers des archives. Il définit d’abord, de façon sommaire, les archives, leur création, leurs utilisateurs et leurs artisans pour que nous puissions mieux connaître et comprendre les "comment?" qui font l’objet de l’ensemble de la formation.
Il est bâti ensuite autour de trois questions afin de mieux délimiter l’univers des archives tout en projetant un regard d’ensemble sur lui.
1. Il s'agit de s'interroger sur les contextes très variés qui amènent les sociétés à créer des archives et sur les finalités d'utilisation de celles-ci, ce qui nous conduit à répondre à la première question : pour quoi ?
2. De l'analyse des raisons et des besoins qui amènent au processus de création d'archives, découlent inévitablement des profils d'utilisateurs très divers, ce qui revient à répondre à la seconde question : pour qui ?
3. Est liée inévitablement à ces deux premières questions une troisième qui revient à présenter les acteurs des archives, tant les producteurs que les professionnels chargés de leurs traitement; ainsi il peut être répondu à la troisième question : par qui ?
Le but du module est de:
• donner une première approche de la notion d'archives
• replacer dans les environnements de leur création
L'apprenant devrait être en mesure de:
• acquérir des notions simples
• se préparer à les approfondir
Positionnement:
module introduisant à celui des notions fondamentales et préalable à la consultation de tous les autres
Conseils d'apprentissage:
lire attentivement et méthodiquement sans négliger certains écrans avant d'aborder le deuxième module
1. Présentation (page suivante)AccueilImprimer
Introduction
Au-delà de la création et de la reconnaissance des particularités des documents d’archives, on peut se demander à quoi sert l’activité archivistique.
A quoi sert l'activité archivistique ?
Un médecin ne se contente pas de soigner des patients: par son action concertée et l'amélioration des services prodigués, il contribue à soutenir un système de santé dans lequel les membres d'une société peuvent avoir l'assurance de trouver une solution à leurs problèmes médicaux.
L’avocat et le juge, au-delà de leurs actions individuelles, contribuent au soutien d’un système de justice en constante amélioration.
L’architecte, l’ingénieur, l’artiste ... travaillent de la même façon, à la fois aux niveaux individuel et collectif.
L'archiviste, pour sa part, n'est pas uniquement un conservateur d'archives: au-delà des services offerts à son institution, à ses employés et à tous ceux qui ont besoin des archives à des fins administratives ou de recherche, son action rejoint des besoins fondamentaux de la société.
C'est pourquoi il est important de réfléchir à cette dimension en posant la question :
Les archives … Pour quoi ?
Introduction
2.1. Les personnes physiques
2.2. Les entreprises2.3. Les administrations publiques
2.4. Les archives, un outil essentiel à la démocratie
Les archives sont créées par des individus, des entreprises et des administrations à des fins de mémoire. On conserve les documents produits pour pouvoir se souvenir et garder une trace.
Comme le disait François Mitterrand, Président de la République française:
Les archives de tous les pays, en gardant la trace des actes d'hier et leurs cheminements éclairent mais aussi commandent le présent. Ceux qui exercent une responsabilité savent bien qu'on ne définit pas des orientations dans l'ignorance du passé.
Bien gérées, les archives jouent un rôle à plusieurs niveaux, comme :
mémoire immédiate qui permet de vérifier des faits uniques, de les analyser et de les comparer pour assurer une gestion efficace ;
mémoire cumulative qui permet le transfert d'expertise administrative d'un responsable à un autre dans les administrations ; elle assure au nouveau détenteur une connaissance des actions, des motivations et des résultats atteints par ses prédécesseurs ;
outil qui permet, à plus long terme et à moindres coûts, d'avoir accès à des informations authentiques et à des preuves des réalisations de son organisme, des décisions de ses administrateurs et des droits et devoirs des intervenants à tous les niveaux.
C'est pourquoi, qu'elles soient publiques ou privées, qu'elles soient courantes ou définitives, les archives doivent faire l'objet d'un traitement efficace et approprié.
2.1. Les personnes physiques
Tout au long de sa vie, un individu va progressivement développer des activités :
faire des études,
avoir un suivi médical,
exercer une activité professionnelle,
participer à la vie sociale,
contribuer à l'effort fiscal,
acquérir des biens, etc.
De ces activités vont naître des documents qu'il peut produire ou recevoir d'organismes divers:
certains n'auront qu'un intérêt éphémère,
d'autres devront être conservés au moins quelques années,
d'autres, enfin, toute la vie.
Face à certaines situations, l'individu devra rechercher telle ou telle pièce qu'on lui réclamera pour faire preuve.
Exemple
Parmi les cas les plus fréquents, on peut citer:
les vérifications de garantie du fabricant,
les reconstitutions de carrière lors de demande de promotion ou pour vérifier les droits à la retraite,
ou encore les litiges sur les biens ou les propriétés.
S'il n'a pas conservé certains documents ou les a perdus, le risque est grand pour lui de se trouver en difficulté et de ne plus pouvoir se justifier.
2.2. Les entreprises
Une entreprise est à la fois redevable à ses clients, à ses propriétaires et aux autorités gouvernementales. Elle doit réaliser les objectifs pour lesquels elle a été créée dans le respect des règlementations et des lois de son milieu professionnel et juridique.
C'est pourquoi elle doit non seulement accomplir des actions, mais aussi être en mesure de prouver qu'elle les a menées dans les conditions prescrites.
Dans une entreprise, entrent également en compte de multiples impératifs économiques et financiers qui doivent être documentés adéquatement pour permettre à de multiples acteurs de disposer de l'information nécessaire à leurs actions, d'où la nécessité de conserver les documents qui attestent des actions, mais aussi les rapports qui les expliquent et les mettent en contexte.
La gestion des archives doit donc être prise en compte selon une démarche claire pour que l'information essentielle soit créée et disponible et pour assurer qu'elle soit accessible de façon efficace :
d'un côté, on cherche à optimiser les flux, à réduire les doublons ou l'information redondante (peut-être avec une arrière-pensée de réduction des effectifs humains), à améliorer aussi la qualité de la traçabilité de l'information;
d'un autre côté, l'intérêt porté aux archives ainsi qu'à leur gestion va favoriser la gestion interne en termes de performance et donc d'efficacité (ou de profit).
2.3. Les administrations publiques
Puisque l'on attend de nos administrations publiques qu'elles soient bien administrées, il est indispensable d'assurer la bonne conservation des archives.
Leur gestion se fonde sur des principes identiques à ceux qui président à la bonne gestion des personnels, des budgets et des matériels.
Comme l'exprimait le président Mitterrand devant les participants au Congrès international des archives à Paris en 1988 :
Il faut penser à la mémoire de l'avenir dès le moment de l'action. Aussi se doter d'un service d'archives efficace entre dans les préoccupations d'un Chef d'État, d'un Gouvernement aussi bien que d'une entreprise ou de toute collectivité agissant dans la société.
Pour l'État, les objectifs sont encore plus larges puisque le maintien d'une relation stable et saine avec ses citoyens repose avant tout sur l'accès à l'information sur les règles qui régissent l'organisation de la représentation de l'État, de l'administration publique et des services que l'État offre à ses citoyens.
Ainsi, toute administration publique doit conserver ses archives pour :
la bonne gouvernance de l'État, par ses hommes politiques et ses fonctionnaires ;
l'attestation des droits et obligations de l'État, de ses fonctionnaires et de ses citoyens ;
le maintien de la mémoire de l'État et de ses citoyens.
Exemple
Regardons fonctionner la justice ou bien l'administration hospitalière; nous nous rendons compte alors combien ces principes, valables pour tout le secteur public, ont des applications concrètes.
Dans les cours de justice, comme dans les hôpitaux, la gestion de l'information, jointe à celle des dossiers du justiciable ou du patient, occupe une place centrale.
Des normes d'information doivent être appliquées strictement pour assurer que tous ceux qui doivent connaître les dossiers soient correctement informés.
Exemple
Prenons les poursuites engagées contre les fabricants de tabac.
Surtout pour les Américains, ces poursuites requièrent qu'ils ouvrent leurs archives pour démontrer leur connaissance des effets nocifs de leurs produits par diverses études menées depuis plusieurs décennies.
On y découvre aussi leurs recherches pour ajouter à leurs produits des substances susceptibles de favoriser l'accoutumance de leurs clients.
2.4. Les archives, un outil essentiel à la démocratie
Tout État démocratique doit favoriser l'exercice du droit de ses citoyens de contrôler l'action de ses mandataires (élus ou fonctionnaires).
Les principes d'exercice démocratique exigent donc que toute administration publique assure l'information du citoyen dans la transparence administrative. Ceci est généralement affirmé dans les constitutions des États de régime démocratique.
2.4.1. Un rôle d'information pour les citoyens
Les archives jouent ainsi un rôle d'information indispensable au maintien de la transparence administrative de l'État.
Elles constituent un instrument essentiel à la connaissance des décisions gouvernementales, des actions des administrations et des activités des tribunaux qui sont les fondements de la démocratie.
En tant que mémoire de l'administration, on peut dire que les archives appartiennent aux administrés car elles mettent à leur disposition, dans les limites imposées par les lois d'accès aux archives, des documents et des renseignements authentiques, significatifs et accessibles non seulement pour attester de leurs droits, mais aussi pour leur fournir les ressources leur permettant d'exercer un contrôle démocratique indispensable à l'exercice d'imputabilité.
2.4.2. L'obligation de transparence pour rendre compte de sa gestion
L’exercice de la démocratie présuppose que le citoyen soit suffisamment informé pour juger ses dirigeants et prendre les décisions sur toutes les questions qui touchent l’administration de l’État et de toutes les juridictions qui lui demandent de se prononcer régulièrement.
La notion de bonne gouvernance, apparue au niveau mondial dès les années 1990, repose sur des principes similaires; elle implique que les gouvernements soutiennent une culture de transparence administrative et requiert :
que l'État et toutes ses juridictions mettent en œuvre tous les moyens pour informer le citoyen ;
que l'Etat et toutes ses juridictions mettent à la disposition du citoyen tous les documents nécessaires à la vérification des actes de ses dirigeants.
Ces exigences supposent donc qu'un État et des juridictions démocratiques en bonne gouvernance sachent rendre des comptes, et pour ce faire, s'appuient sur des archives bien gérées, représentatives de ses actions, accessibles et bien conservées.
Les États doivent ainsi donner l'exemple et bien remplir leurs obligations en conservant précieusement et efficacement la trace de leurs activités.
Ainsi, grâce aux archives, ils assurent:
leur pérennité juridique,
leurs obligations
internationales,
financières,
administratives,
techniques,
leur relation avec leurs citoyens.
2.4.3. Une culture de transparence à tous les niveaux
L'individu et ses organisations dans la société moderne dépendent aussi de l'existence d'archives à tous les niveaux, politiques, associatifs et économiques, afin d'obtenir de l'information fiable:
non seulement sur les acteurs de la scène politique,
mais aussi sur les acteurs économiques, sociaux et culturels.
Par conséquent la constitution de mémoires archivistiques, authentiques et complètes, donc fiables, ne se limite pas aux seules activités gouvernementales mais doit refléter toutes les facettes de l'activité humaine dans la société.
Attention
Les documents d'aujourd'hui sont créés de plus en plus facilement sur papier (photocopies), mais aussi désormais sur beaucoup d'autres supports photographiques, audiovisuels, électroniques qui doivent tous être pris en compte dans l'organisation et la conservation de mémoires archivistiques.
Exemple
Prenons un service qui construit des routes, des ouvrages d'art ou des bâtiments.
Une opération de construction génère de volumineux dossiers contenant des études préalables, des projets, des rapports, des devis, des croquis, des relevés et plans, etc.
Un bâtiment est endommagé, une route s'est effondrée à la suite d'un glissement de terrrain, un pont s'est partiellement écroulé après de fortes intempéries. On envoie sur le terrain des ingénieurs ou des techniciens qui font les premières observations et prennent des mesures préventives.
Si l'on a rapidement retrouvé les dossiers relatifs à la dite construction, combien d'informations complémentaires pourront être obtenues!
Ainsi l'on gagnera du temps, de l'énergie et de l'argent.
On pourra parallèlement prendre très vite les décisions nécessaires pour parer au sinistre et prévoir les travaux à réaliser, voire estimer les responsabilités.
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