Durée de vie des supports de stockage
Si vous souhaitez archiver vos documents sur cd-rom, sachez que la durée de vie de vos données sera limitée. Au-delà de 2 à 10 ans pour les cd-rom originaux et de 2 à 5 ans pour les cd-rom gravés, vos données peuvent être en partie effacées ou impossibles à lire. La durée de vie supposée dépend de l'exposition à la lumière, des chocs et de la qualité du cd-rom. Ce problème de conservation est d'autant plus vrai s'il s'agit d'images ou de photos. Pour optimiser la conservation, stockez les cd-rom dans un lieu obscur, frais et sec - souvent le lieu pas le plus accessible !
Quand au stockage sur disque dur ou serveur, la fiabilité dépend aussi de la qualité du matériel.
Le principal conseil à respecter pour plus de sureté, c'est la diversification de vos supports de stockage.
Ces problèmes conduisent évidemment à envisager une migration régulière de vos données vers des supports de conservation plus récents et plus sûrs. Attention à ne pas se suréquiper inutilement en nouveaux matériels. Tant que la lecture de vos anciens supports par du matériel plus récent reste possible, il n'y a pas de raison de s'alarmer.
Choisir le bon mode de stockage
En fonction de la durée d'archivage des documents
Le choix du support de stockage est aussi à faire en fonction du type de document à stocker. Les documents administratifs d'une entreprise sont à archiver pendant un certain nombre d'année.
* 3 ans : dossiers des employés congédiés
* 5 ans : documents fiscaux, relatifs au droit des sociétés et au droit social (solde de tout compte, bulletins de paie, registre du personnel, compte individuel, registre de présence)
* 10 ans : documents comptables (livres et pièces justificatives) et documents relatifs à la TVA (facturiers, factures, registres)
* 30 ans : titres de propriété et actes de vente, fiches de répartition de la participation et de l'intéressement.
Les durées indiquées sont les durées légales. Attention : la durée conseillée de conservation est souvent plus longue que la durée légale. Par exemple, il est conseillé de conserver les pièces comptables relatives au salaire 10 ans, alors que la durée légale de conservation est de 5 ans.
Pour les documents à sauvegarder plus de 5 ans, préférez une solution externe plutôt que les cd-rom ou disques durs internes personnels. Il est du devoir des services externes d'adapter leur support de stockage, vous payez ce service et vous n'aurez donc pas à acheter régulièrement de nouveaux supports de stockage en fonction des inévitables avancées technologiques.
En fonction de la fréquence d'utilisation des documents
Autre question à se poser concernant l'utilisation des documents archivés : s'agit-il de documents qui seront régulièrement exploités ou s'agit-il de documents qui constitueront des preuves en cas d'éventuel différend juridique, fiscal, etc. ? Autrement dit, quelle sera la fréquence d'utilisation de ces documents?
Pour les documents à utiliser régulièrement, optez pour une solution en interne, sur votre serveur, vos disques durs ou cd-rom.
Coûts de l'archivage
Compte tenu de l'obsolescence et de l'évolutivité des supports, plus l'archivage est long, plus cela coûte cher à l'entreprise, que ce soit en interne ou en externe.
Bon plan à connaître pour réduire les coûts de stockage : les Fournisseurs d'Accès Internet proposent des espaces de stockage en ligne à leurs clients. Après Free et Orange, Alice vient de lancer ce nouveau service.
* Avec l'option Alice BackUp, les abonnés Alice peuvent stocker en illimité pour 5€/mois.
* Neuf propose 9Go d'espace de stockage pour 5€/mois.
* Orange met à disposition de chacun de ses abonnés internet 4Go d'espace de stockage et bientôt 10Go pour 3€/mois.
Prestataires de solutions de stockage
Le serveur de votre entreprise n'est pas extensible et le stockage des mails et des documents numériques de travail n'est pas illimité ! Lorsque le stockage de documents saturent votre serveur, il y existe plusieurs solutions pour y remédier :
* faire du tri dans ses mails et ses documents. Ce qui demande un investissement en termes de temps et comporte des risques de perte de fichiers importants jugés inutiles sur le moment,
* investir dans de nouveaux serveurs pour disposer de plus d'espace de stockage. C'est un choix couteux.
* faire appel à un prestataire pour archiver les données en externe et ainsi pour conserver de l'espace sur le serveur de votre entreprise.
C'est la troisième solution que nous abordons dans cette partie. Il existe de plus en plus d'offres de stockage de documents électroniques, qui permettent de sauvegarder d'anciens documents en dehors de l'entreprise, tout en les laissant en libre accès.
Voici un une sélection des récentes solutions de stockage et nos conseils pour bien choisir et utiliser :
* ArchiveOne Policy Manager
* Autonomy
* Macro 4
* Dell EMS Email Archive
Pour faire votre choix parmi les solutions proposées par les prestataires, vérifiez que la solution sélectionnée dispose des fonctionnalités suivantes :
* compatibilité avec Microsoft Exchange Server et/ou Lotus Notes
* moteur de recherche, si possible personnalisable et compatible avec un maximum d'extension, pour retrouver rapidement un mail ou un document dans les archives
* moteur d'indexation, pour faciliter l'extraction des documents stockés
* réduction de la taille des fichiers à l'archivage.
Les tarifs de ces solutions varient en fonction du poids et de la quantité des données stockées et en fonction parfois du nombre d'utilisateurs.
Si vous souhaitez archiver vos documents sur cd-rom, sachez que la durée de vie de vos données sera limitée. Au-delà de 2 à 10 ans pour les cd-rom originaux et de 2 à 5 ans pour les cd-rom gravés, vos données peuvent être en partie effacées ou impossibles à lire. La durée de vie supposée dépend de l'exposition à la lumière, des chocs et de la qualité du cd-rom. Ce problème de conservation est d'autant plus vrai s'il s'agit d'images ou de photos. Pour optimiser la conservation, stockez les cd-rom dans un lieu obscur, frais et sec - souvent le lieu pas le plus accessible !
Quand au stockage sur disque dur ou serveur, la fiabilité dépend aussi de la qualité du matériel.
Le principal conseil à respecter pour plus de sureté, c'est la diversification de vos supports de stockage.
Ces problèmes conduisent évidemment à envisager une migration régulière de vos données vers des supports de conservation plus récents et plus sûrs. Attention à ne pas se suréquiper inutilement en nouveaux matériels. Tant que la lecture de vos anciens supports par du matériel plus récent reste possible, il n'y a pas de raison de s'alarmer.
Choisir le bon mode de stockage
En fonction de la durée d'archivage des documents
Le choix du support de stockage est aussi à faire en fonction du type de document à stocker. Les documents administratifs d'une entreprise sont à archiver pendant un certain nombre d'année.
* 3 ans : dossiers des employés congédiés
* 5 ans : documents fiscaux, relatifs au droit des sociétés et au droit social (solde de tout compte, bulletins de paie, registre du personnel, compte individuel, registre de présence)
* 10 ans : documents comptables (livres et pièces justificatives) et documents relatifs à la TVA (facturiers, factures, registres)
* 30 ans : titres de propriété et actes de vente, fiches de répartition de la participation et de l'intéressement.
Les durées indiquées sont les durées légales. Attention : la durée conseillée de conservation est souvent plus longue que la durée légale. Par exemple, il est conseillé de conserver les pièces comptables relatives au salaire 10 ans, alors que la durée légale de conservation est de 5 ans.
Pour les documents à sauvegarder plus de 5 ans, préférez une solution externe plutôt que les cd-rom ou disques durs internes personnels. Il est du devoir des services externes d'adapter leur support de stockage, vous payez ce service et vous n'aurez donc pas à acheter régulièrement de nouveaux supports de stockage en fonction des inévitables avancées technologiques.
En fonction de la fréquence d'utilisation des documents
Autre question à se poser concernant l'utilisation des documents archivés : s'agit-il de documents qui seront régulièrement exploités ou s'agit-il de documents qui constitueront des preuves en cas d'éventuel différend juridique, fiscal, etc. ? Autrement dit, quelle sera la fréquence d'utilisation de ces documents?
Pour les documents à utiliser régulièrement, optez pour une solution en interne, sur votre serveur, vos disques durs ou cd-rom.
Coûts de l'archivage
Compte tenu de l'obsolescence et de l'évolutivité des supports, plus l'archivage est long, plus cela coûte cher à l'entreprise, que ce soit en interne ou en externe.
Bon plan à connaître pour réduire les coûts de stockage : les Fournisseurs d'Accès Internet proposent des espaces de stockage en ligne à leurs clients. Après Free et Orange, Alice vient de lancer ce nouveau service.
* Avec l'option Alice BackUp, les abonnés Alice peuvent stocker en illimité pour 5€/mois.
* Neuf propose 9Go d'espace de stockage pour 5€/mois.
* Orange met à disposition de chacun de ses abonnés internet 4Go d'espace de stockage et bientôt 10Go pour 3€/mois.
Prestataires de solutions de stockage
Le serveur de votre entreprise n'est pas extensible et le stockage des mails et des documents numériques de travail n'est pas illimité ! Lorsque le stockage de documents saturent votre serveur, il y existe plusieurs solutions pour y remédier :
* faire du tri dans ses mails et ses documents. Ce qui demande un investissement en termes de temps et comporte des risques de perte de fichiers importants jugés inutiles sur le moment,
* investir dans de nouveaux serveurs pour disposer de plus d'espace de stockage. C'est un choix couteux.
* faire appel à un prestataire pour archiver les données en externe et ainsi pour conserver de l'espace sur le serveur de votre entreprise.
C'est la troisième solution que nous abordons dans cette partie. Il existe de plus en plus d'offres de stockage de documents électroniques, qui permettent de sauvegarder d'anciens documents en dehors de l'entreprise, tout en les laissant en libre accès.
Voici un une sélection des récentes solutions de stockage et nos conseils pour bien choisir et utiliser :
* ArchiveOne Policy Manager
* Autonomy
* Macro 4
* Dell EMS Email Archive
Pour faire votre choix parmi les solutions proposées par les prestataires, vérifiez que la solution sélectionnée dispose des fonctionnalités suivantes :
* compatibilité avec Microsoft Exchange Server et/ou Lotus Notes
* moteur de recherche, si possible personnalisable et compatible avec un maximum d'extension, pour retrouver rapidement un mail ou un document dans les archives
* moteur d'indexation, pour faciliter l'extraction des documents stockés
* réduction de la taille des fichiers à l'archivage.
Les tarifs de ces solutions varient en fonction du poids et de la quantité des données stockées et en fonction parfois du nombre d'utilisateurs.
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