A l'ère de la conservation numérique des documents professionnels, les plans de conservation de l'information mis en place par les entreprises sont-il efficaces ? Une étude réalisée par Symantec dans 26 pays auprès de 1680 responsables de services juridiques et IT d'entreprises révèle qu'un grand nombre d'entre elles conservent indéfiniment et inutilement leurs données au lieu de mettre en place des règles permettant de les effacer. Un choix qui se révèle coûteux et contre-productif pour les entreprises, qui confondent souvent sauvegarde et archivage, selon Symantec. L'occasion de livrer quelques recommandations pratiques.
Gestion des données : bonne volonté, mais mauvaises pratiques
L'étude de Symantec révèle tout d'abord que si une grande majorité des répondants (86%) est favorable à une stratégie de conservation adéquate permettant de supprimer les données superflues, peu d'entreprise mettent ces voaux en pratique (46%). S'il y a consensus sur cet enjeu, il y a pourtant une contraduction sur le moyen d'y parvenir, c'est-à-dire la mise en place d'un plan de conservation en tant que tel : ainsi 41 % des DSI interrogées n'en voient pas la nécessité, 30 % déclarent que cette responsabilité ne peut être assumée dans l'entreprise, tandis que 29 % d'entre elles jugent les coûts trop impotants pour sa mise en oeuvre. Résultat de ce paradoxe : 75% des données archivées sont conservées indéfiniment et sans justification juridique, un phénomène qui est pourtant déploré par un quart d'entre elles.
Méthodes inadaptées de gestion de conservation des documents
A l'origine de ce souci de conservation : la contrainte juridique, et la volonté de se protéger contre d'éventuels litiges et contentieux. Les entreprises consultées ont ainsi déclaré que 45 % des sauvegardes représentent des contraintes légales, alors même que 40 % des données conservées pour ces raisons ne sont pas nécessairement pertinentes en cas de litige. Une perception erronnée donc de l'utilité des sauvegardes, qui s'accompagne d'une mauvaise utilisation des logiciels de restauration des données pour la moitié d'entre elles. Ces mauvaises pratiques sont notamment illustrées par le fait que 65% des entreprises interrogées laissent leurs salariés créer leurs propres archives, bien que la moitié le leur interdisent formellement.
Un stockage coûteux et contre-productif
Première conséquence néfaste : l'augmentation des coûts de stockage. Aux nouvelles ressources informatiques allouées au volume croissant de données s'ajoutent les difficultés d'accès à la base des fichiers sauvegardés pour y effectuer des recherches, et la réalisation de plus en plus complexe d'inventaires. Côté technique, le volume de données pèserait de plus en plus sur les procédures de sauvegarde, de plus en plus longue. Des conséquences qui selon Symantec, démontrent que les règles de suppression des données superflues et des fonctions de recherche efficaces sont essentielles pour les entreprises.
Ne pas confondre sauvegarde et archivage
Parmi les recommandations formulées par Symantec en guise de conclusion de l'étude : la nécessité pour les entreprises de séparer toiut d'abord les opérations de sauvegarde et d'archivage, la première opération ne devant pas excéder une durée de deux mois, pour ne pas affecter les ressources informatiques. Une méthode de sauvegarde à court terme qui permettrait notamment de restaurer les données beaucoup plus rapidement après un incident. Deuxième point important : la nécessité d'élaborer un une politique de conservation plus "sélective", en séparant les types de données qui peuvent être effacées automatiquement et celles qui doivent être conservervées. Enfin, la mise au point d'un système d'archivage notamment plus adapté aux environnemnent de sauvegarde pour la recherche efficace de données.
Gestion des données : bonne volonté, mais mauvaises pratiques
L'étude de Symantec révèle tout d'abord que si une grande majorité des répondants (86%) est favorable à une stratégie de conservation adéquate permettant de supprimer les données superflues, peu d'entreprise mettent ces voaux en pratique (46%). S'il y a consensus sur cet enjeu, il y a pourtant une contraduction sur le moyen d'y parvenir, c'est-à-dire la mise en place d'un plan de conservation en tant que tel : ainsi 41 % des DSI interrogées n'en voient pas la nécessité, 30 % déclarent que cette responsabilité ne peut être assumée dans l'entreprise, tandis que 29 % d'entre elles jugent les coûts trop impotants pour sa mise en oeuvre. Résultat de ce paradoxe : 75% des données archivées sont conservées indéfiniment et sans justification juridique, un phénomène qui est pourtant déploré par un quart d'entre elles.
Méthodes inadaptées de gestion de conservation des documents
A l'origine de ce souci de conservation : la contrainte juridique, et la volonté de se protéger contre d'éventuels litiges et contentieux. Les entreprises consultées ont ainsi déclaré que 45 % des sauvegardes représentent des contraintes légales, alors même que 40 % des données conservées pour ces raisons ne sont pas nécessairement pertinentes en cas de litige. Une perception erronnée donc de l'utilité des sauvegardes, qui s'accompagne d'une mauvaise utilisation des logiciels de restauration des données pour la moitié d'entre elles. Ces mauvaises pratiques sont notamment illustrées par le fait que 65% des entreprises interrogées laissent leurs salariés créer leurs propres archives, bien que la moitié le leur interdisent formellement.
Un stockage coûteux et contre-productif
Première conséquence néfaste : l'augmentation des coûts de stockage. Aux nouvelles ressources informatiques allouées au volume croissant de données s'ajoutent les difficultés d'accès à la base des fichiers sauvegardés pour y effectuer des recherches, et la réalisation de plus en plus complexe d'inventaires. Côté technique, le volume de données pèserait de plus en plus sur les procédures de sauvegarde, de plus en plus longue. Des conséquences qui selon Symantec, démontrent que les règles de suppression des données superflues et des fonctions de recherche efficaces sont essentielles pour les entreprises.
Ne pas confondre sauvegarde et archivage
Parmi les recommandations formulées par Symantec en guise de conclusion de l'étude : la nécessité pour les entreprises de séparer toiut d'abord les opérations de sauvegarde et d'archivage, la première opération ne devant pas excéder une durée de deux mois, pour ne pas affecter les ressources informatiques. Une méthode de sauvegarde à court terme qui permettrait notamment de restaurer les données beaucoup plus rapidement après un incident. Deuxième point important : la nécessité d'élaborer un une politique de conservation plus "sélective", en séparant les types de données qui peuvent être effacées automatiquement et celles qui doivent être conservervées. Enfin, la mise au point d'un système d'archivage notamment plus adapté aux environnemnent de sauvegarde pour la recherche efficace de données.
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